Pentru realizarea unei ștampile, documentele necesare depind de tipul acesteia și de utilizator (persoană juridică, fizică sau instituție).

1. Ștampilă pentru firmă / PFA:

• Certificatul de înregistrare al firmei (CUI) emis de Registrul Comerțului

• Actul de identitate al solicitantului (administrator / titular PFA)

• Specimenul de ștampilă (dacă ai un design dorit)

2. Ștampilă pentru instituții publice / ONG-uri:

• Certificat de înregistrare / Decizie de înființare

• Act de identitate al reprezentantului legal

• Împuternicire (dacă ștampila este solicitată de altcineva în numele instituției)

3. Ștampilă personalizată (nume, semnătură, hobby, etc.):

• Act de identitate (pentru a confirma identitatea solicitantului)

• Aprobarea designului (dacă există cerințe speciale)

Dacă ștampila conține denumiri oficiale (ex: medic, avocat, expert contabil), poate fi necesar și un document doveditor al calității profesionale.